Электронные счета фактуры инструкция по обмену 2020

Электронные счета-фактуры ничем не отличаются от бумажной версии. Документ содержит те же данные, реквизиты, его обязательно подписывают руководители компании или их доверенные лица. Однако такой документ выставляют в электронном виде, поэтому нужно придерживаться особого порядка действий при их составлении и передаче. Правила заполнения, выставления электронных счет фактур в 2020 году, а также его преимущества и недостатки подробно описаны в статье.

Особенности выставления электронных счет фактур: последовательность действий

Перед выставлением электронной счет фактуры необходимо получить электронную подпись и выбрать оператора из утвержденного списка.

Существует 3 разновидности электронных подписей:

Для подписания электронной счета-фактуры руководитель вправе использовать только последний вариант, т.е. квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специализированном удостоверяющем центре, Это 113 организаций во всех регионах РФ, полный перечень которых можно узнать на сайте Минкомсвязи.

Перечень документов для ИП и юридических лиц представлен в таблице.

документы для ИПдокументы для юридических лиц
заявление

свидетельство о регистрации

паспорт выписка из ЕГРИП выписка из ЕГРЮЛ – доверенность на сотрудника от руководителя

Шаг 2. Выберите оператора электронного документооборота

Передавать электронные счет-фактуры можно только с помощью определенных операторов, которые называются доверенными. Это организации, оказывающие услуги технической поддержки электронного документооборота между компаниями. Их полный перечень находится на сайте ФНС.

Предварительно стороны должны договориться об использовании в обороте именно электронной счет-фактуры. Дальнейшая последовательность действий такая:

  1. Составьте документ максимум за 5 календарных дней с момента отгрузки или перечисления аванса.
  2. Подпишите его усиленной квалифицированной подписью начальника.
  3. Отправьте файл через сервис доверенного оператора.
  4. Получите сообщение от оператора с подтверждением факта отправки (в нем будет указана не только дата, но и время).
  5. В тот же день или в ближайший рабочий день отправьте оператору извещение о том, что подтверждение от него получено.

С этого момента считается, что счет выставлен. При этом днем выставления считается дата, обозначенная в подтверждении от оператора. В общем случае подтверждения от получателя, т.е. собственно контрагента не требуется. Однако стороны могут дополнительно договориться о том, что и покупатель будет отправлять продавцу собственное извещение о получении электронного файла.

Подробное описание порядка действий:

Электронный документ недопустимо дублировать в бумажном виде. Однако если в силу технических или иных причин невозможно переслать файл, заполнить его в специальной программе, допускается оформить обычный счет-фактуру. В таком случае он пересылается по почте, как и раньше.

Оформление в книге продаж производится по обычным правилам, как и в случае бумажной версии документа. Хронологически сведения заносятся в тот же квартал, в котором произошла отгрузка ТМЦ или получение средств (аванса) за него.

Видео инструкция о практическом заполнении электронной счет фактуры в программе:

Преимущества и недостатки электронных счетов фактур

Повсеместное введение электронного документооборота заметно упрощает обмен данными между контрагентами. Это экономит не только средства компаний, предпринимателей, но и их время. Однако у электронных счетов-фактур есть и определенные недостатки. Плюсы и минусы документов описаны в таблице.

плюсыминусы
  • экономия издержек на бумагу и печать;
  • существенная экономия времени на пересылку, особенно на дальние расстояния;
  • исключается риск утери/повреждения документа во время доставки;
  • уменьшается риск возникновения ошибок в счете;
  • нужно составить только 1 файл, а не 2 бумажных документа.
  • риск потери и/или искажения данных вследствие вирусных атак, технических сбоев и т.п.
  • необходимость дополнительного обучения сотрудников для ведения электронных документов;
  • об использовании такого документа необходимо предварительно договориться с контрагентом;
  • затраты, связанные с установкой оборудования для передачи данных.

Форма, описание файла, порядок выставления электронной версии счета утвержден Приказом ФНС от 24.03.2016 ммв-7-15/155. Форма документа утверждена Постановлением Правительства №1137.

Основная часть электронной счет фактуры оформляется в виде таблицы. Перед ней необходимо указать информацию:

  • номер счета или номер исправления;
  • дата выставления;
  • данные продавца (адрес, реквизиты, грузоотправитель и получатель);
  • аналогичные данные покупателя;
  • идентификатор госконтракта (при наличии).

В таблице указывают:

  1. Название товара, услуги пили работы.
  2. Код разновидности товара.
  3. Единица измерения.
  4. Количество.
  5. Цена за единицу и за весь товар/услугу.
  6. Величина акциза (при наличии).
  7. Размер налоговой ставки.
  8. Размер налога, предъявленный покупателю.
  9. Суммарная стоимость товара/услуги (вместе с налогом).
  10. Код страны, откуда привезен товар.
  11. Номер таможенной декларации.

Подпись в документе ставит руководитель либо ИП (подпись главбуха необязательна). Вместо директора подписать счет может и его доверенное лицо. Подписание осуществляется с помощью электронной подписи.

Ссылка на основную публикацию